Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả? (Kỳ 1)

Giao tiếp là một quá trình hoạt động trao đổi, chia sẻ thông tin giữa người nói và người nghe nhằm đạt được một mục đích nào đó. Thông thường, giao tiếp trải qua 3 trạng thái:

Trao đổi thông tin 

Trạng thái đầu tiên của giao tiếp là việc trao đổi thông tin. Trao đổi thông tin sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn khi chúng ta có tư duy logic.

Tư duy logic là một quá trình, trong đó các tư tưởng được liên kết với nhau theo những quy luật nhất định. Sự tuân thủ của tư duy theo những quy luật vốn có của nó là điều kiện cần để đảm bảo tính chân lý khách quan của sự nhận thức. Khi bạn không đảm bảo được tính chân lý khách quan của sự nhận thức thì bạn đang đánh giá mọi việc dựa trên góc nhìn riêng của bạn, hay còn gọi là đánh giá chủ quan của bạn.

Người có suy nghĩ logic là người rất giỏi trong việc sắp xếp các dữ liệu, thông tin muốn nói, và bằng những từ ngữ dễ hiểu nhất để truyền đạt suy nghĩ của mình cho đối phương hiểu. Như thế, giúp cho việc trao đổi thông tin diễn ra dễ dàng hơn. 

Hiểu biết lẫn nhau

Trạng thái tiếp theo của việc giao tiếp là hiểu biết lẫn nhau. Để giai đoạn này diễn ra thuận lợi hơn thì chúng ta nên hiểu được văn hóa ngữ cảnh trong giao tiếp. Theo nhà nhân chủng học nổi tiếng Edward T.Hall thì giao tiếp đa văn hoá được chia thành hai loại: “Văn hóa nghèo ngữ cảnh” (low context cultures) và “Văn hóa giàu ngữ cảnh” (high context cultures) trong cuốn sách The Silent Language.

“Văn hóa nghèo ngữ cảnh” là đặc điểm giao tiếp được sử dụng ở các nước Bắc Âu và Bắc Mỹ như là Canada, Đan Mạch, Hà Lan, Anh…, họ chú trọng vào việc truyền tải thông điệp bằng lời nói. Với những người sử dụng văn hóa nghèo ngữ cảnh này, chức năng chủ yếu của lời nói là thể hiện quan điểm và tư tưởng của mình, càng rõ ràng, logic và thuyết phục càng tốt. Đây là cách giao tiếp trực tiếp và thẳng thắn. Ví dụ, trong khi đàm phán người Mỹ đi thẳng vào vấn đề, không nói quanh co, đôi khi sẽ chỉ trích gay gắt. Tuy nhiên, sẽ giúp cuộc đàm phán đạt được hiệu quả tối đa. 

Ngược lại, những nước có nền “văn hóa giàu ngữ cảnh” như Việt Nam, Trung Quốc, Nhật Bản… sẽ chú trọng đến những thông điệp không thể hiện bằng lời nói. Những người ở các quốc gia này thường có xu hướng giao tiếp “vòng vo” và giữ thể diện, qua đó thể hiện sự tôn trọng và quan tâm lẫn nhau. Và chúng ta thường hay dè chừng các hành động để tránh làm mất mặt đối phương.

Mình xin kể 1 ví dụ về sự giao tiếp. Một người bạn từ xa đến thăm gia đình của một người bạn. Khách sẽ ở lại qua đêm. Khi đến nhà thì trời đã tối sau chặng đường dài đi xe mệt mỏi. Thông thường người khách dù mệt và đói cũng sẽ không dám yêu cầu chủ nhà chiêu đãi món ăn. Và khi chủ nhà có nhã ý mời dùng cơm thì khách cũng sẽ e ngại và từ chối trong lần đầu được mời. Chỉ khi được mời nhiều lần thì mới bắt đầu đồng ý chấp nhận lời đề nghị.

Chủ nhà: Anh có mệt không?
Khách: Không mệt lắm đâu.
Chủ nhà: Anh dùng cơm tối nhé?
Khách: Thôi không sao đâu mà.
Chủ nhà: Anh dùng cơm với gia đình chúng tôi nhé, đừng ngại mà!
Khách: Nãy mình ghé trạm dừng chân có ăn tối rồi. 
Chủ nhà: Ăn ít cũng được, ăn cùng gia đình mình cho vui 
Khách: Dạ, ngại ghê. Làm phiền gia đình anh quá. 

Ví dụ trên mình nghĩ sẽ thường gặp trong cuộc sống hàng ngày của người Việt Nam – một nước có văn hóa ngữ cảnh cao. 

Nếu cả 2 người đang giao tiếp đều thuộc cùng một văn hóa ngữ cảnh thì sẽ dễ dàng nắm bắt câu chuyện hơn. Tuy nhiên, khi 2 người giao tiếp thuộc 2 văn hóa ngữ cảnh khác nhau thì các bạn nghĩ điều gì sẽ xảy ra? 

Dưới đây là sự giao tiếp giữa chủ nhà là người Canada – văn hóa nghèo ngữ cảnh, và khách là người Việt Nam – văn hóa giàu ngữ cảnh. Bạn Việt Nam đến nhà bạn người Canada chơi và ngủ lại qua đêm. Dù đói bụng thì khách cũng e ngại không chấp nhận lời đề nghị dùng bữa tối. 

Chủ nhà: Anh có mệt không?
Khách: Không mệt lắm đâu. 
Chủ nhà: Anh dùng cơm tối nhé?
Khách: Thôi không sao đâu mà.
Chủ nhà: Vậy anh đi nghỉ ngơi nhé. Chúc anh ngủ ngon. 

Như thế, bạn thấy đó, nếu ý muốn không thể hiện qua lời nói, thì đối phương sẽ khó nắm bắt được ý đồ trong suy nghĩ của mình. Vì thế khi có sự khác biệt về văn hóa ngữ cảnh thì mình cũng nên hiểu đối phương thuộc nền văn hóa ngữ cảnh nào, từ đó mình sẽ có cách giao tiếp tốt hơn đối với người đó.

Hình thành “mối quan hệ tin cậy lẫn nhau”

Giai đoạn thứ 3 trong quá trình giao tiếp là hình thành “Quan hê tin cậy lẫn nhau”. Theo sách “7 thói quen hiệu quả”, mối quan hệ tin cậy lẫn nhau được xây dựng dựa trên tài khoản lòng tin. Tài khoản lòng tin càng nhiều thì giao tiếp càng dễ dàng và càng nhanh chóng và hiệu quả.

Vậy, làm thế nào để tăng tài khoản lòng tin trong các mối quan hệ? Cũng theo sách “7 thói quen”, chúng ta nên làm 6 hành động sau sẽ giúp chúng ta có được tài khoản lòng tin của những người xung quanh.

• Hiểu rõ từng cá nhân
• Quan tâm những điều nhỏ nhất
• Giữ cam kết
• Làm rõ các kỳ vọng
• Thể hiện sự chính trực của bản thân
• Thành thật nhận lỗi khi phạm sai lầm
  
  

Ngoài những điều trên, chúng ta cũng nên chú ý đến thái độ khi giao tiếp. Giữ đúng chuẩn mực lịch sự khi nói chuyện với những người xung quanh. Và một điều cũng rất quan trọng, đó chính là “Phải biết lắng nghe đối phương”. 

Sau khi đọc bài viết này, mình tin rằng các bạn đã tự tìm cho mình cách giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúng ta cùng nhau cải thiện để giao tiếp ngày càng đạt hiệu quả hơn nhé.

Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả? (Kỳ 2)