Quản lý thời gian trong công việc

Đặc biệt, trong thời điểm hiện tại, việc quản lý thời gian trở nên phức tạp hơn do sự bùng nổ của công nghệ và thông tin. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng một số biện pháp thích hợp, bạn vẫn có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây, chúng ta cùng nhau tìm hiểu thêm về vấn đề này nhé.

1. Đặt mục tiêu rõ ràng

Trước khi bắt đầu một công việc nào đó, hãy xác định rõ ràng mục tiêu của bạn là gì? Bạn đang muốn gì và cần gì? Mục tiêu nên cụ thể, đo lường được, đạt được, thực tế và có thời hạn.

• Cụ thể (Specific): Xác định rõ ràng những gì bạn muốn đạt được.
• Đo lường được (Measurable): Đặt ra những tiêu chí để đo lường tiến độ và thành công.
• Đạt được (Achievable): Mục tiêu phải thực tế và khả thi.
• Thực tế (Realistic): Mục tiêu phải liên quan và quan trọng đối với bạn.
• Có thời hạn (Time-bound): Đặt ra thời gian hoàn thành cụ thể.

Việc xác định rõ mục tiêu không chỉ giúp bạn tập trung và có động lực hơn, mà còn giúp bạn quản lý thời gian, tài nguyên một cách hiệu quả và đạt được thành công trong công việc cũng như cuộc sống.

2. Lập, quản lý danh sách công việc

Việc lập, quản lý danh sách công việc giúp bạn hình dung được những gì cần làm và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Hiện nay, có khá nhiều phương pháp để lập danh sách cho công việc, phổ biến như:

To-Do List: Viết ra tất cả những công việc cần làm trong ngày, trong tuần, trong tháng,…

Eisenhower Matrix: Phân loại công việc theo 4 nhóm: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp.

Kanban Board: Sử dụng bảng công việc để theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ, xem tiến trình của nó như thếnào, gặp bất cập ở đâu, để còn đưa ra các giải pháp để thực hiện.

Khi bạn có một bảng danh dách công việc, bạn sẽ biết công việc nào là quan trọng là cần gấp, công việc nào có thể xử lý sau. Tránh quên lãng hoặc bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng, tăng năng suất làm việc cũng như giúp bạn linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi bất ngờ.

3. Ưu tiên công việc

Xác định những công việc quan trọng nhất và hoàn thành chúng trước. Bạn có thể áp dụng quy tắc 80/20 (Nguyên lý Pareto), tức là 20% công việc quan trọng sẽ mang lại 80% kết quả.

Sau khi xác định được 20% công việc mang lại 80% kết quả và tập trung nỗ lực vào những công việc đó. Điều này giúp bạn có thể tối ưu hóa thời gian và tránh lãng phí vào những việc ít quan trọng hơn.

Bạn có thể hiểu:

• Công việc quan trọng: Những công việc có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu dài hạn.
• Công việc khẩn cấp: Những công việc cần hoàn thành ngay lập tức.

4. Sử dụng công cụ hỗ trợ

Có rất nhiều công cụ và ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả như:

• Trello, Asana: Quản lý dự án và công việc theo nhóm.
• Todolist, Microsoft To Do: Lập danh sách công việc cá nhân.
• Google Calendar, Outlook: Quản lý lịch trình và sắp xếp cuộc họp.

Các  công cụ trên sẽ giúp bạn dễ dàng ghi nhớ công việc hiệu quả hơn, giảm thiểu lãng phí thời gian, và tối ưu hóa năng suất

5. Chia nhỏ công việc

Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn để  dễ quản lý hơn. Điều này giúp bạn không bị quá tải và có cảm giác hoàn thành khi hoàn thành từng nhiệm vụ nhỏ. Từ đó tạo niềm vui, động lực để thực hiện các công việc lớn hơn.

Việc chia nhỏ công việc như vậy còn giúp bạn dễ nhìn nhận vấn đề, biết điểm nào là khó khăn và cần được khắc phục ngay lập tức, từ đó tạo nên hiệu quả công việc tốt hơn bao giờ hết.

6. Tránh đa nhiệm

Thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, hãy tập trung vào một công việc duy nhất. Khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, bạn có thể hoàn thành nó nhanh hơn và hiệu quả hơn. Đa nhiệm thường làm giảm năng suất vì bạn phải chuyển đổi giữa các công việc khác nhau, mất thời gian và năng lượng tập trung.

Ngoài ra, đa nhiệm có thể tạo ra cảm giác áp lực và căng thẳng vì bạn luôn phải cố gắng theo kịp với nhiều công việc cùng một lúc.  Thay vào đó nên đơn nhiệm chúng ta sẽ kiểm soát công việc tốt hơn và giảm bớt căng thẳng. Và hơn thế nữa việc đa nhiệm còn làm tăng khả năng mắc lỗi trong công việc.

7. Áp dụng kỹ thuật Pomodoro ( phương pháp quả cà chua)

Kỹ thuật Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian bằng cách chia công việc thành các phiên làm việc kéo dài 25 phút, xen kẽ với các khoảng nghỉ ngắn.

• Làm việc 25 phút: Tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể.
• Nghỉ 5 phút: Thư giãn ngắn để tái tạo năng lượng.
• Nghỉ dài 15-30 phút: Sau 4 phiên làm việc, nghỉ dài hơn để phục hồi

Pomodoro giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn bằng cách tạo ra một lịch trình rõ ràng cho công việc và nghỉ ngơi. Bạn sẽ có cái nhìn cụ thể về cách bạn sử dụng thời gian. Đồng thời kỹ thuật Pomodoro còn giúp duy trì sự tập trung cao độ và ngăn chặn sự mệt mỏi, việc nghỉ như vậy sẽ giúp tái tạo lại năng lượng và giảm căng thẳng dẫn đến việc quản lý thời gian hiệu quả hơn.

8. Học cách từ chối

Đừng ngại từ chối những yêu cầu không cần thiết hoặc không quan trọng. Đây là một kỹ năng trọng giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ thực sự có giá trị. Hãy luôn nhớ rằng  việc từ chối không có nghĩa là bạn không tốt hay không quan tâm đến người khác. Đó là cách để bảo vệ thời gian và năng lượng của bạn cho những việc quan trọng nhất. Bạn cũng có thể đề xuất một người khác phù hợp hơn để có thể làm công việc đó và hướng đến cái goal chung.

Vì chỉ khi tập trung vào những công việc có giá trị và liên quan đến mục tiêu của mình, bạn sẽ thấy công việc mình xuông sẻ hơn, giúp mình loại bỏ những căng thẳng bên ngoài dẫn đến chất  lượng công việc ổn hơn và phát triển bản thân hơn.

9. Đánh giá và điều chỉnh

Đánh giá giúp bạn xác định rõ ràng những nhiệm vụ nào quan trọng và cần ưu tiên. Bạn có thể xem xét lại thời gian và công sức đã bỏ ra cho từng công việc để hiểu rõ những gì thực sự mang lại giá trị. Sau khi đánh giá, bạn có thể điều chỉnh lại lịch làm việc để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Điều chỉnh cũng giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ dựa trên độ ưu tiên và mức độ khó khăn.

Đánh giá và điều chỉnh giúp bạn không chỉ nắm bắt rõ hơn về cách mình đang sử dụng thời gian mà còn tối ưu hóa cách phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ khác nhau, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu stress.

10. Dành thời gian cho bản thân

Điều cuối cùng, cũng là điều mà chúng ta nên làm nhất đó là dành thời gian cho bản thân để thư giãn và tai tạo năng lượng. Điều này không chỉ giúp bạn duy trì sức khỏe mà còn cải thiện hiệu suất làm việc.

Dành thời gian cho bản thân giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về những ưu tiên của mình, từ đó quản lý thời gian hiệu quả hơn và không bị rơi vào tình trạng làm việc quá tải.

Trên đây là các cách để giúp bạn quản lý thời gian trong công việc hiệu quả hơn. Hãy vận dụng nó vào công việc của mình để mang đến kết quả tốt hơn cho công việc nhé.

Cùng nhau đọc thêm nhiều bài viết khác tại blog công ty MEVN nè!