Tránh 5 sai lầm (antipattern) này, Sprint Retrospective trong Scrum sẽ thành công

Như giới thiệu trước đây, tại MEVN chúng mình đã và đang áp dụng phương thức quản lý Agile cho các dự án trong công ty. Để một team Agile có thể thực sự trưởng thành, không thể thiếu được bước “tự nhận thức” trong “Bảy thói quen hiệu quả” của tác giả  Stepen R.Covey: tự nhìn lại mình, đánh giá và chiêm nghiệm để đưa ra những bước cải thiện tiếp theo. 

Trong Scrum framework mà hiện tại rất nhiều team dự án ở MEVN đang áp dụng, có thể nói sự “tự nhận thức” ấy chính là sự kiện Sprint Retrospective – sự kiện cuối cùng của một Sprint và là nơi để anh em trong nhóm Scrum nhìn lại, giải quyết những tình huống đã xảy ra trong Sprint đó. 

Khái niệm về Sprint Retrospective  

Sprint Retrospective sẽ được thực hiện vào cuối mỗi Sprint, đây là một sự kiện quan trọng trong mô hình quản lý Scrum theo nguyên lý Agile. Theo mô tả trong Scrum Guide của tổ chức Scrum, mục đích của một Sprint Retrospective là để lên kế hoạch cho những phương thức nâng cao chất lượng và sự hiệu quả tại Sprint tiếp theo.  

Một nhóm Scrum, bao gồm cả Product Owner, sẽ cùng ngồi lại với nhau để xem xét và thảo luận những vấn đề ví dụ như: 

• • Cách thức làm việc của nhóm

• • Khó khăn bên trong và bên ngoài Scrum Team

• • Những yếu tố về con người, những bất đồng từng xảy ra

• • Chất lượng sản phẩm

• • Các công cụ nhóm đang sử dụng và hiệu quả của nó

• • Definition of Done

Ý nghĩa của Sprint Retrospective 

Đây là một không gian an toàn để các thành viên trong nhóm Scrum có thể chia sẻ ý kiến, cùng nhau nhìn lại và giải quyết những vấn đề, xung đột còn tồn đọng. Đồng thời, các thành viên có thể khích lệ, ủng hộ lẫn nhau, chia sẻ những ý tưởng của mình và nhận feedback từ những người còn lại. 

Để một buổi Sprint Retrospective thực sự hiệu quả và có ý nghĩa, các thành viên cần đưa ra được phương hướng hành động và những bước thực hiện cụ thể để cải tiến và nâng cao chất lượng cho Sprint tiếp theo. Dù chỉ là một sự thay đổi nhỏ thôi nhưng qua nhiều lần vòng lặp sẽ có thể mang lại hiệu quả đột phá không ngờ. 

5 sai lầm (Antipattern) khi thực hiện Sprint Retrospective  

Khi thực hiện Sprint Retrospective, có một số những phương pháp và hành vi có thể gây ảnh hưởng tiêu cực tới Sprint Retrospective. Nếu nhóm Scrum không “tự ý thức” để phòng tránh những biểu hiện sai lầm (antipattern) này, sẽ rất dễ làm cho một buổi Sprint Retrospective không đạt được hiệu quả như kỳ vọng. Một trong những biểu hiện phổ biến nhất gồm có:

Đổ lỗi cho nhau: 

Đổ lỗi cho nhau là lỗi thường thấy nhất trong Sprint Retrospective bởi tâm lý con người luôn rất khó nhận ra những mặt/vấn đề mình còn thiếu sót, cũng như rất dễ có tâm lý nạn nhân, đổ lỗi cho người khác. Khi bầu không khí trong nhóm làm việc không đủ cởi mở, không đủ an toàn, thiếu tính hợp tác và một cái nhìn chung về mục tiêu nhóm, các thành viên sẽ khó có thể thành thật mở lòng để chia sẻ trải nghiệm cũng như suy nghĩ cá nhân. Điều này sẽ gây cản trở đến khả năng xác định và khoanh vùng đâu là chỗ có vấn đề để thay đổi và cải thiện của nhóm. 

Để tránh lỗi lầm này, điều quan trọng nhất là nhóm xây dựng được văn hoá sống kiến tạo, sống ở thể chủ động (như tác giả Stepen R.Covey có nói tại Thói quen thứ 1 của Bảy thói quen hiệu quả). Theo đó nhóm sẽ tập trung vào hành động để cải thiện chứ không chăm chăm vào bóc tách và đổ lỗi xem ai là người làm sai. Đồng thời các thành viên cũng cần phải cảm thấy được một bầu không khí chấp nhận và cởi mở cho các sai lầm để họ có thể yên tâm hợp tác cùng nhau. 

Đồng thuận trong mọi thứ (groupthink): 

Ngược lại với việc “mọi người trong team đổ lỗi cho nhau” thì việc đồng thuận trong mọi thứ, có nghĩa là tất cả đều đồng thuận về mọi việc trong suốt quá trình thảo luận, đây là một dấu hiệu không ổn khi thực hiện Sprint Retrospective.

Điều này sẽ làm nhóm thiếu tư duy phản biện, giảm khả năng sáng tạo trong công việc. Vấn đề này rất dễ xảy ra khi các thành viên e ngại chia sẻ ý kiến trái chiều, không muốn lật ngược tới lui vấn đề để đào sâu mà chỉ muốn nhanh chóng qua loa cho xong việc. 

Để tránh lỗi lầm này, nhóm Scrum cần tạo được văn hoá khích lệ tư duy phản biện, không ngại ngần đưa ra những ý tưởng hay góc nhìn mới mẻ. Chỉ có như vậy mới thể xây dựng được một không gian kích thích trí sáng tạo và nâng cao động lực làm việc.

Thiếu giám sát khi thực hiện các bước hành động đã đề ra: 

Sau một buổi Sprint Retrospective thường sẽ có một danh sách các Action Item (danh sách hành động) để nhóm thực hiện, nhưng chúng sẽ không phát huy hiệu quả nếu các thành viên thiếu đi bước giám sát thực hiện và nhìn lại những Action Item đó. Đây cũng là một lỗi rất phổ biến của các team Agile.

Việc liệt kê ra một danh sách hành động luôn dễ dàng hơn rất nhiều so với việc thực sự bắt tay vào hành động, rồi sau đó còn phải nhìn lại nó. Tuy nhiên nếu thiếu bước “nhìn nhận lại” này thì có thể nói rằng toàn bộ Sprint Retrospective sẽ trở thành uổng phí, khi những hành động đề ra trở nên vô nghĩa do không thêm được giá trị gì vào chất lượng sản phẩm hoặc sự hiệu quả của nhóm. 

Để tránh lỗi lầm này, nhóm Scrum cần xây dựng nên một cơ chế hay quy trình riêng để luôn theo sát được những gì mà nhóm đã đề ra và bảo đảm các thành viên trong nhóm nhận thức được sự quan trọng của việc nhìn lại những Action Item này.

Một hoặc vài người thể hiện uy quyền áp chế các thành viên khác: 

Một vấn đề khác cũng ảnh hưởng tới độ hiệu quả của một Sprint Retrospective là khi có một hoặc vài người trong nhóm vốn có uy tín cao gây ảnh hưởng lên buổi thảo luận, khiến những người thấp cổ bé họng hơn, hoặc nhút nhát hơn, e ngại không dám chia sẻ ý kiến của mình vì sợ này sợ nọ. 

Một buổi Sprint Retrospective như vậy nhìn bề ngoài có thể rất thuận lợi mượt mà, nhưng thực tế tiềm ẩn nguy cơ khôn lường khi các thành viên bị áp chế sẽ dần trở nên thờ ơ với hoạt động nhóm, hoặc cảm thấy bản thân không được coi trọng. Đây cũng là một trong những yếu tố dẫn tới lỗi “đồng thuận trong mọi thứ” đã nói ở trên, và gây ảnh hưởng tới việc xác định/khoanh vùng vấn đề trong nhóm để cải thiện. 

Nhằm tránh lỗi lầm này, các thành viên trong nhóm Scrum bất kể là ai ở vị trí nào hay làm vai trò gì đều cần chủ động tham gia vào Sprint Retrospective.

Mọi người trong nhóm đều có trách nhiệm và nghĩa vụ nêu ý kiến bản thân, khích lệ và hỗ trợ những thành viên khác đưa ra ý kiến/hành động của họ. Nhóm Scrum cần đảm bảo rằng công sức mọi người bỏ ra đều được coi trọng và Sprint Retrospective là một công cụ để cả nhóm học tập và cải thiện.    

Không đào sâu tới nguyên nhân cốt lõi: 

Không ai yêu thích một buổi họp kéo dài, bởi vậy nhóm Scrum rất dễ rơi vào bẫy chỉ nêu vấn đề rồi phân tích và đưa ra những biện pháp hời hợt không giải quyết triệt để căn nguyên cốt lõi. Có thể ban đầu nhóm cho rằng vấn đề không lớn, cũng không phải chuyện gì nghiêm trọng để tập trung toàn lực giải quyết, nhưng chính cách nghĩ này về lâu dài sẽ gây ảnh hưởng không tốt lên hiệu quả nhóm khi cùng một vấn đề cứ thỉnh thoảng lại tái diễn lần nữa. Dù “không nghiêm trọng” nhưng nhiều cái “không nghiêm trọng” đó gom lại sẽ tạo thành quả núi đè bẹp hiệu quả công việc của một team Agile. 

Chìa khoá để thoát được bẫy này là trước tiên ngừng một nhịp, tận dụng những kỹ thuật như 5W1H trong giao tiếp để trao đổi, hiểu sâu về bối cảnh cũng như những yếu tố hình thành vấn đề, sau đó mới cùng đưa ra những phương án hành động phù hợp. Ban đầu có thể mất thời gian nhưng một khi nhóm đã hiểu tường tận vấn đề sẽ có thể đảm bảo được các phương án đưa ra có hiệu quả về lâu dài. 

Kết luận

Tổng kết lại, đây là 5 sai lầm phổ biến thường gặp khi một team Agile thực hiện Sprint Retrospective. 

1. Đổ lỗi cho nhau
2. Đồng thuận cho mọi thứ (Groupthink)
3. Thiếu giám sát khi thực hiện các bước hành động đã đề ra
4. Một hoặc vài người thể hiện uy quyền áp chế các thành viên khác
   
5. Không đào sâu tới nguyên nhân cốt lõi

Nếu được thực hiện đúng và hiệu quả, một buổi Sprint Retrospective có thể giúp nhóm Scrum biết được đâu là nơi để cải thiện. Nhưng khi vướng phải những bẫy/sai lầm trên, nó sẽ là yếu tố thầm lặng để tiêu diệt sự hiệu quả của một team Agile. 

Hãy cùng nhận thức được và chủ động tránh những lỗi trên khi thực hiện Sprint Retrospective nhé!