Giao tiếp hiệu quả tại môi trường công ty Nhật Bản

Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để thành công trong môi trường công ty Nhật Bản. Văn hóa đặc thù của Nhật đòi hỏi sự lắng nghe tích cực, giao tiếp rõ ràng, tôn trọng cấp bậc và hiểu biết về các chuẩn mực ứng xử. Dưới đây là những kỹ năng và bí quyết giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.

Lắng nghe tích cực

Khi giao tiếp chúng ta thường có xu hướng tập trung vào những điều chúng ta muốn truyền đạt và cố gắng thuyết phục người nghe bằng những lập luận của mình, nhưng điều đó có thực sự phù hợp với người nghe hay không? Giá trị của việc giao tiếp nằm ở chỗ giúp người nghe sáng tỏ vấn đề mà họ quan tâm, giúp họ tìm ra cách giải quyết đúng đắn hoặc thuận lợi trong công việc. Để biết được điều gì là thiết thực với người nghe, chúng ta cần phải lắng nghe một cách tích cực.

Để lắng nghe tích cực, điều quan trọng là phải tập trung vào câu chuyện của người khác. Hãy tập trung toàn bộ sự chú ý vào người nói, nhìn vào mắt họ và lắng nghe họ. Đồng thời, tránh ngắt lời người khác hoặc cố gắng lái câu chuyện sang chủ đề của mình. Điều quan trọng là phải tôn trọng và thể hiện thái độ muốn hiểu người khác.

Ngoài ra, để lắng nghe tích cực, việc đưa ra phản hồi cũng rất quan trọng. Sau khi nghe người khác nói, hãy gật đầu và dùng aizuchi (相槌）: những từ hoặc cụm từ ngắn như “はい” (vâng), “ええ” (ừm), “なるほど” (ra là vậy) để thể hiện bạn đang hiểu và đồng cảm. Bằng cách đưa ra phản hồi cụ thể hoặc đặt câu hỏi, chúng ta có thể làm sâu sắc thêm giao tiếp với người khác.

Sau cùng, hãy tóm tắt lại những gì đã nghe để đảm bảo hiểu đúng ý.

Giao tiếp hiệu quả với sự rõ ràng, ngắn gọn

Giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn là một kỹ năng quan trọng cho cả cá nhân và công việc. Giao tiếp rõ ràng giúp thông tin được truyền tải chính xác, giảm thiểu khả năng hiểu lầm. Hơn nữa sự rõ ràng trong giao tiếp còn giúp nâng cao độ tin cậy và góp phần xây dựng mối quan hệ hiệu quả.

Tuy nhiên giao tiếp một cách trực tiếp hoặc giao tiếp với nhau trong một cuộc họp online lại là một điều khó khăn đối với nhiều người. Các rào cản giao tiếp bao gồm sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa, thiếu thông tin, tiếng ồn và rào cản cảm xúc. Những rào cản này có thể cản trở giao tiếp với người khác, gây ra sự hiểu lầm và sự không chắc chắn. Để đạt được giao tiếp hiệu quả, chúng ta cần nhận thức được những rào cản này và có biện pháp khắc phục phù hợp. Chẳng hạn, lựa chọn từ ngữ và cách diễn đạt phù hợp, tránh dùng từ ngữ quá chuyên ngành hoặc quá phức tạp.

Diễn đạt ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man. Khi diễn đạt có thể sử dụng biểu đồ để hỗ trợ truyền đạt thông tin đảm bảo chính xác, hiệu quả.

Tôn trọng cấp bậc

Phần lớn giao tiếp của chúng ta là “trò chuyện” nên hãy tập trung vào việc thay đổi cách trò chuyện. Trong giao tiếp, chúng ta không chỉ trao đổi thông tin mà còn trao đổi cảm xúc. Vì vậy chúng ta cần lựa chọn từ ngữ để tránh gây hiểu lầm về cảm xúc. Cách dùng từ có ảnh hưởng lớn đến ấn tượng mà chúng ta tạo ra cho người khác và cách họ tiếp nhận thông điệp. 

Sử dụng kính ngữ (敬語) một cách chính xác thể hiện sự tôn trọng đối với người lớn tuổi, cấp trên và khách hàng.

Cúi chào là một phần quan trọng trong văn hóa giao tiếp của người Nhật. Góc độ cúi chào thể hiện mức độ trang trọng. Hãy cúi chào, gọi tên kèm chức danh thể hiện sự tôn trọng.

Tránh xung đột trực tiếp

Trong môi trường làm việc, xung đột chỉ sự căng thẳng phát sinh khi các ý kiến, yêu cầu khác nhau đối đầu nhau. Xung đột có cả mặt tốt và mặt xấu. Nếu xung đột mở rộng tầm nhìn của nhân viên và thúc đẩy sự phát triển của tổ chức thì đó là điều tốt. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, xung đột mang tính chất phá hoại, nó có thể cản trở việc tổ chức đạt được mục tiêu.

Người Nhật thường có xu hướng muốn tránh xung đột vì họ không thích đối đầu và va chạm, do đó, khi giao tiếp cần lưu ý diễn đạt ý kiến một cách tế nhị, tránh chỉ trích hoặc phản đối trực tiếp. Hãy cùng nhau thảo luận và tìm ra giải pháp làm hài lòng tất cả mọi người.

Trong một tổ chức, những người có vị trí, giá trị quan niệm và cách suy nghĩ khác nhau phải làm việc cùng nhau nên việc xảy ra xung đột là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, khi xảy ra bất đồng quan điểm, hãy giữ bình tĩnh, kiểm soát cảm xúc và tránh nói những lời gây tổn thương.

Hō-Ren-Sō (報連相): Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận

Hōrensō là một thuật ngữ kinh doanh ra đời cách đây hơn 30 năm, là từ viết tắt của “Hōkoku” (Báo cáo), “Renraku” (Liên lạc), “Sōdan” (Thảo luận). Cả ba đều là hành động truyền đạt thông tin cho người khác, nhưng hoàn cảnh và mục đích sử dụng của mỗi loại lại khác nhau.

• Báo cáo (Hōkoku): Báo cáo là việc truyền đạt cho cấp trên hoặc đồng nghiệp về tiến độ công việc, kết quả hoặc thành tích đạt được trong công việc.
• Liên lạc (Renraku): Liên lạc là việc truyền đạt cho những người liên quan về thông tin quan trọng
• Thảo luận (Sōdan): Thảo luận là việc xin lời khuyên từ cấp trên hoặc đồng nghiệp khi gặp khó khăn, có điểm chưa rõ hoặc không chắc chắn.

Hōrensō có hai mục đích chính:

• Nâng cao hiệu quả công việc trong bộ phận: Hōrensō giúp mỗi thành viên nắm bắt được công việc mà các thành viên khác đang thực hiện. Điều này giúp dễ dàng biết được công việc cần làm, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
• Nhanh chóng giải quyết vấn đề: Hōrensō cũng nhằm mục đích giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Thông qua Hōrensō, có thể nắm bắt được những vấn đề phát sinh trong công việc. Khi vấn đề được nhìn thấy rõ ràng, việc tìm ra phương pháp xử lý sẽ trở nên dễ dàng hơn, do đó tốc độ giải quyết vấn đề được nâng cao.

Đọc vị không khí

“Đọc vị không khí” chỉ việc nắm bắt cảm xúc của người khác và bầu không khí tại thời điểm đó, từ đó có những hành động phù hợp với hoàn cảnh. Việc “đọc vị không khí” và hành động phù hợp được coi là đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh của Nhật Bản. Người Nhật thường không nói trực tiếp, bạn cần quan sát nét mặt, cử chỉ để hiểu được ý nghĩa sâu xa ẩn sau lời nói.

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp không chỉ bao gồm lời nói mà còn bao gồm giao tiếp phi ngôn ngữ. Để truyền đạt chính xác ý định và cảm xúc của mình cho người khác, việc sử dụng thành thạo giao tiếp phi ngôn ngữ là điều cần thiết.

Trước hết, hãy chú ý đến nét mặt và cử chỉ cơ thể. Nét mặt tươi sáng, tự tin và tư thế tốt sẽ tạo ấn tượng tích cực cho người đối diện. Hơn nữa, giọng nói và nhịp điệu cũng là một phần của giao tiếp. Chúng ta có thể sử dụng giọng nói và nhịp điệu để truyền đạt cảm xúc và ý định của mình cho người khác. Bằng cách điều chỉnh giọng nói và nhịp điệu, chúng ta có thể tăng cường sự đồng cảm và thấu hiểu với người đối diện.

Trong quá trình giao tiếp, chúng ta có xu hướng đảo mắt xung quanh, đặc biệt là về phía bên trái khi cố nhớ lại hình ảnh, âm thanh, từ ngữ. Đây là một điều bình thường trong giao tiếp, đặc biệt là khi bạn đang nhớ lại thông tin để trả lời câu hỏi. Tuy nhiên việc liên tục nhìn xung quanh, nhìn lên một khoảng không vô định vô tình thể hiện bạn đang cảm thấy lo lắng và không thoải mái. Bạn nên duy trì giao tiếp bằng mắt vừa phải, tránh nhìn chằm chằm vào đối phương, tạo không khí trò chuyện trang trọng, đáng tin cậy.

Học hỏi văn hóa Nhật Bản

Tìm hiểu về văn hóa, phong tục tập quán của người Nhật để tránh những hành vi thiếu tế nhị. Nếu bạn làm việc trong môi trường công ty Nhật, dù ở vị trí biên phiên dịch hay người phụ trách chuyên môn, hãy ít nhiều trau dồi kiến thức tiếng Nhật để có thể chào hỏi và trò chuyện một vài câu đơn giản bằng tiếng Nhật. Như vậy bạn sẽ dần dần rút ngắn khoảng cách, từng bước xây dựng mối quan hệ với bạn bè đồng nghiệp, cấp trên, hoặc đối tác người Nhật.

Lời kết

Giao tiếp hiệu quả trong môi trường công ty Nhật Bản đòi hỏi sự kiên nhẫn, tinh tế và thấu hiểu văn hóa. Bằng cách rèn luyện những kỹ năng trên, bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, cấp trên và đạt được thành công trong công việc. Vì vậy chúng ta hãy cùng nhau cải thiện để giao tiếp ngày càng đạt hiệu quả hơn nhé.

Tài liệu tham khảo

1. Giao tiếp rõ ràng (明確なコミュニケーションの鍵となるポイント)
2. Xung đột có tác động tiêu cực gì đến một tổ chức? (コンフリクトは組織にどんな悪影響を及ぼす？)

Bài viết liên quan

1. Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả? (Kỳ 1)
2. Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả? (Kỳ 2)