[Corporate blog] No.2 – Vai trò của Corporate team tại MEVN

Nói về nghiệp vụ, sẽ chia theo những nội dung như bên dưới cho mọi người dễ hình dung:

• Team sẽ có 3 mảng lớn, đó là: Nhân sự, hành chính tổng vụ và kế toán.
• Công việc hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

Buổi họp chiều hàng ngày tại MEVN

NHÂN SỰ

Bao gồm các công việc: Tuyển dụng, Lương – thưởng – phúc lợi, hành chính, tổng vụ và đào tạo-phát triển

Tuyển dụng

+  Đến thời điểm hiện tại, sau một năm thành lập công ty đã có 24 nhân viên (có thời điểm đã lên đến 27 nhân viên), hoàn toàn do bộ phận nhân sự tự tìm nguồn lao động và tuyển dụng.

Đây cũng là một trong những điểm đặc biệt mà công ty đang xây dựng, đó là tuyển nhân viên bằng chính nguồn lực của mình, không cần phải sử dụng dịch vụ của các công ty giới thiệu.

Vì vậy, vai trò của team là vừa lên kế hoạch tuyển dụng, vừa tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự cho công ty.  

+   Sau khi lập kế hoạch tuyển dụng tại từng thời điểm thì team sẽ chuẩn bị nội dung thông tin tuyển dụng và tiếp cận các kênh truyền thông nơi có nguồn ứng viên lớn và chất lượng để đưa thông tin tuyển dụng đến gần với ứng viên. Qua đó, một mặt team sẽ nhận được các hồ sơ ứng tuyển chủ động từ ứng viên tìm đến công ty, một mặt chủ động tìm kiếm ứng viên.

+  Sàng lọc CV, sơ tuyển qua điện thoại, sắp xếp lịch phỏng vấn và đánh giá năng lực ứng viên.

+  Thủ tục gia nhập công ty

+  Đào tạo phát triển (Tổ chức và hỗ trợ tổ chức các buổi seminar nhằm đào tạo cũng như nâng cao các kỹ năng cho nhân viên)

Lương, thưởng, phúc lợi

+  Xây dựng, quản lý hệ thống tiền lương, thưởng, phúc lợi và các chính sách khác.

+  Một trong những mảng quan trọng của nhân sự đó là Chính sách tiền lương, chế độ thưởng, đãi ngộ và chính sách phúc lợi, thủ tục pháp lý, lịch làm việc của nhân viên. Vì vậy, cần nắm vững kiến thức về luật lao động, luật bảo hiểm,v.v… cùng các nghị định, thông tư, văn bản liên quan.

+  Cụ thể:

・Chấm công, quản lý ngày phép, đi trễ về sớm, nghỉ việc,v.v…

・Xây dựng thang bảng lương

・Xây dựng chính sách phúc lợi, đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, chế độ bảo hiểm,v.v…

・Xử lý tranh chấp trong quan hệ lao động (nếu có)

・Hệ thống đánh giá tăng lương, thưởng

・Quản lý hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên

・Nghiệp vụ BHXH, BHYT

・Lập quy chế tài chính

・v.v…

Nội quy lao động

+  Lập nội quy lao động dựa trên cơ sở pháp lý của Luật lao động và các thông tư, nghị định liên quan

+  Đăng ký nội quy lao động với Sở lao động

+  Phổ biến nội quy lao động đến toàn nhân viên

Planning Poker theo Agile

HÀNH CHÍNH, TỔNG VỤ

• Bộ phận hành chính thường được ví von như quản gia, vì họ sẽ chịu trách nhiệm về tất cả những giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến nhân viên, tài sản của công ty.
• Các công việc liên quan đến hành chính nhân sự, cụ thể như:

+  Xin cấp mới, gia hạn các loại giấy phép như:

• Giấy phép hoạt động
• Giấy phép lao động cho người nước ngoài
• Thẻ tạm trú
• V.v…

+  Quản lý văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm

+  Sắp xếp phòng họp, lịch hẹn,v.v…

+  Trực điện thoại

+  Hướng dẫn nhân viên mới về Hợp đồng lao động, hoạt động kinh doanh, phúc lợi, chế độ của công ty 

+  Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc, hoặc hết hạn hợp đồng theo quy định

+  Lập báo cáo theo định kỳ và các công việc cần thiết theo thời điểm

+  Chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư

+  Quản lý hợp đồng dịch vụ với các công ty đối tác

+  Quản lý hồ sơ, giấy tờ pháp lý

+  Tổ chức và hỗ trợ tổ chức các sự kiện của công ty như teambuilding, du lịch công ty, v.v…

+  Xây dựng văn hóa công ty

+  Theo dõi sự thay đổi của Luật lao động để thay đổi nội dung nội quy lao động.

+  Cập nhật báo cáo tăng giảm nhân viên thường xuyên

+  Mua và quản lý thiết bị

+  v.v….

Chia sẻ của team Corporate trong sự kiện Kick-Off của MEVN

KẾ TOÁN

Công việc hàng ngày

+ Lập phiếu thu chi và thực hiện thu chi

+ Lập sổ theo dõi và quản lý luồng tiền và quản lý quỹ tiền mặt

+ Lập sổ theo dõi và quản lý luồng tiền qua tài khoản ngân hàng

+  Quản lý, số liệu chứng từ kế toán

+ Theo dõi, quản lý công nợ

Công việc hàng tháng

+ Tính lương, thanh toán lương

+ Tính và chuyển phí BHXH, phí công đoàn, thuế TNCN

+ Lập báo cáo kế toán nội bộ

+ Lập file tổng hợp quản lý tiền mặt, quản lý chuyển khoản

+ Tạo hợp đồng ủy thác, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, yêu cầu thanh toán và gửi cho công ty mẹ

+ Rà soát, kiểm tra, quản lý chứng từ kế toán trong tháng

+ Kiểm quỹ

+ Tập hợp tất cả chứng từ kế toán trong tháng gửi công ty kế toán

+ Làm việc với công ty kế toán

+ Nhận báo cáo kế toán từ công ty kế toán, kiểm tra

+ Gửi báo cáo cho công ty mẹ

+ Lưu file giấy chứng từ kế toán theo tháng

+ Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh cho Sở kế hoạch và đầu tư

+ Rút tiền, nộp tiền vào tài khoản ngân hàng

+ Quản lý tiền tại tài khoản ngân hàng

+ v.v…

Công việc hàng quý

+ Lập tờ khai thuế GTGT, nộp tờ khai

+ Lập tờ khai thuế TNCN, nộp tờ khai

+ Tính thuế TNCN theo quý, nộp thuế

Công việc hàng năm

+ Nộp thuế môn bài

+ Rà soát lại đăng ký giảm trừ gia cảnh cho toàn nhân viên

+ Thực hiện bút toán đầu năm tài chính mới

+ Lập tờ khai quyết toán thuế TNDN 

+ Lập tờ khai thuế TNCN

+ Thủ tục nộp thuế, hoàn thuế

+ Lập chứng từ khấu trừ thuế và thư xác nhận thu nhập cho nhân viên 

+ Chọn và ký hợp đồng dịch vụ với công ty kiểm toán

+ Làm việc với công ty kiểm toán để ra báo cáo tài chính năm

+ Nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan ban ngành liên quan (Chi cục thuế, Sở tài chính, Cục thống kê)

+v.v….

Team building của Team Corporate và các bạn mới

KHÁC

Trên đây là những việc tạm gọi là có tên và có thể nhớ ra được. Tuy nhiên, đặc thù của Corporate team, ngoài những việc như đã kể ở trên thì còn rất nhiều việc không tên khác như: mua cây xanh, sửa chữa thay thế linh kiện,v.v… và nhiều những việc phát sinh đột xuất không biết trước, mà người ta hay gọi vui là “công việc tạp vụ”. 

Lời cuối cùng, thông qua bài viết này, corporate team trước hết xin cảm ơn tất cả các anh, chị, em đã hỗ trợ team trong thời gian qua. Sau đó, đúng với tiêu chí công ty đang xây dựng, công việc trong công ty không chỉ là của riêng ai, thành công hay thất bại cũng không thuộc về riêng mỗi cá nhân nào. Tại mỗi thời điểm, mỗi hoàn cảnh tất cả chúng ta luôn đồng hành và hỗ trợ lẫn nhau để tạo nên một sức mạnh mang tên MEVN, các bạn nhé!  

FROM CORPORATE TEAM WITH LOVE!