Nhận Thức Đúng Về Feedback – Bí Quyết Tối Ưu Hiệu Suất Trong Công Việc

Feedback là gì?

Hãy tưởng tượng khi bạn bị đứt tay trong lúc đang gọt táo và học được cách cẩn thận hơn để không bị điều đó nữa. Đó là lời nhắc nhở của trưởng nhóm về việc bạn hay bỏ sót case khi test. Đó là một lời khuyên từ đồng nghiệp rằng bài thuyết trình của bạn có thể hấp dẫn hơn nếu thay chữ bằng hình ảnh minh hoạ nhiều hơn. Cùng với đó một đồng nghiệp khác cũng nói là bạn chỉ cần giữ lại một vài gạch đầu dòng trên mỗi slide như lời nhắc về chủ đề của slide đó.

Feedback có thể như là một người thầy của bạn luôn nhắc nhở về các hoạt động của bạn. Vì khi không có những lời feedback thì hoạt động đó có thể gây ra những hậu quả tiêu cực và có thể ảnh hưởng đến mọi người xung quanh.

Như ta có thể thấy thì feedback có tác động to lớn đến cuộc sống của bạn cũng như mọi người xung quanh. Khi để ý lại thì feedback suất hiện mọi nơi như là một phần trong cuộc sống này vậy. Có những lúc bạn sẽ nhận được những feedback gây ra nhiều căng thẳng cho mình. Hoặc cũng có thể từ feedback của ta mà đã gây ra căng thẳng cho người khác. Vậy tại sao một lời góp ý lại gây ra căng thẳng?

Vậy nếu chúng ta có thể khai thác và khuếch đại ý nghĩa thực sự của feedback để làm giảm sự căng thẳng thì sao? Chắc chắn là không thể một sớm một chiều mà có thể đưa ra những feedback có độ hiệu quả cao mà lại không gây căng thẳng được. Nhưng chúng ta cứ hãy thử thực hiện nó với tâm thế muốn kết nối và mong muốn mọi chuyện đều mang lại kết quả tốt.

Theo từ điển tiếng Anh, feedback là một phản ứng đối với hoạt động của một người với mục đích giúp họ điều chỉnh để trở nên hiệu quả hơn. Feedback có nhiều hình thức khác nhau: Including evaluative (bạn đã làm được gì và bạn đang ở đâu), appreciative (bạn được đánh giá và công nhận như thế nào) và coaching (bạn có thể cải thiện như thế nào).

Tại sao định nghĩa feedback lại quan trọng?

Theo một nghiên cứu từ các thành tích về học tập của các sinh viên thì các nhà nghiên cứu đã rút ra một phát biểu: “Tác động mạnh mẽ nhất đối với thành tích là feedback, nhưng những tác động này rất biến động, cho thấy sự phức tạp trong việc tối đa hoá lợi ích từ feedback”. Tuy nhiên đó chỉ là một trong nhiều bằng chứng về sức mạnh của feedback trong việc giúp chúng ta học hỏi và phát triển. Nhưng để khai thác hiệu quả thì chúng ta cần hiểu rõ ý nghĩa thực sự của feedback, communication skill và team skill phải tốt để tránh “biến động”.

Bởi vì feedback ở khắp mọi nơi trong cuộc sống chúng ta. Vì vậy, nhiều người trong chúng ta thường cho rằng mình đã biết feedback là gì và chúng ta cho rằng những người khác cũng nhìn nhận nó giống ta. Vậy nếu đặt trường hợp là team mình cũng đang như vậy thì chắc chắn sẽ gặp thách thức lớn về communication. Và chúng ta có thường có xu hướng tin rằng chúng ta không thực sự cần phải có một định nghĩa chung về feedback. Từ đó, chúng ta đánh mất cơ hội xây dựng nên một văn hoá đưa và nhận feedback một cách tuyệt vời tại nơi làm việc.

Có một định nghĩa về feedback của một giáo sư người nước ngoài được định nghĩa như sau: “Feedback là thông tin về khoảng cách giữa mức thực tế và mức tham chiếu của một tham số hệ thống được sử dụng để thay đổi khoảng cách theo một cách nào đó”. Định nghĩa này tập trung vào việc nhận ra và thay đổi “Khoảng cách”. Nhưng định nghĩa này có vẻ mang nặng về thuật ngữ chuyên ngành đối với đa số mọi người.

Tóm lại, việc tìm ra một định nghĩa feedback vững chắc và dễ hiểu khó hơn người ta nghĩ. Quay lại với những lý do và câu hỏi của chúng ta thì có ba lý do tại sao việc có một định nghĩa về feedback lại quan trọng.

• Lý do thứ nhất: Làm như vậy có thể giúp phá bỏ những giả định phổ biến mà chúng ta đã đề cập.
• Lý do thứ hai: Nó đảm bảo rằng bạn và team của bạn, hoặc những người xung quanh thống nhất và có một định nghĩa để tham chiếu khi tình huống phát sinh. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn là quản lý đang đào tạo thành viên trong team mới.
• Lý do thứ ba: Nó đặt nền tảng cho việc tiếp tục học hỏi về chủ đề này như chúng ta sẽ làm ở đây. Vì định nghĩa có thể đóng vai trò là nền tảng của chúng ta và giúp chúng ta tránh những hiểu nhầm khi đọc nhiều bài báo hữu ích về các yếu tố khác nhau của feedback.

Khám phá ba loại feedback chính thường gặp.

Đầu tiên là Evaluative feedback (Feedback đánh giá) giúp bạn nhìn nhận hiệu suất của mình và vị trí hiện tại. Nó mang tính đánh giá vì so sánh cách bạn đã làm với cách bạn có thể đã làm. Vì vậy, theo nghĩa này, nó tương tự như “khoảng cách giữa mức độ thực tế và mức độ tham chiếu” của định nghĩa đã tìm hiểu ở trên.

Để làm cho Evaluative feedback trở nên thực tế, dưới đây là một số ví dụ:

• Ví dụ 1: Cuối kỳ, bạn đạt được ít hơn 9% khách hàng tiềm năng từ marketing so với dự kiến là 15%. Feedback ở đây có thể là màn hình quản lý kết quả tự động. Cho bạn biết hiệu suất của bạn so với dự kiến của bạn. Điều này không chỉ cho bạn biết bạn đã làm được gì mà còn cung cấp một điểm dữ liệu có thể là tín hiệu bạn cần để cải thiện cách thu hút khách hàng tiềm năng và hoặc cải thiện dự báo tiếp theo của bạn.

• Ví dụ 2: Một đồng nghiệp nói với bạn: “Bạn là người trưởng nhóm giỏi nhất mà tôi từng làm việc cùng.“

• Ví dụ 3: Bạn không đạt đủ điều kiện tiêu chuẩn để tham gia Coding Battle.

• Ví dụ 4: Bạn đã lên vị trí thứ 4 trên bảng xếp hạng member trong công ty.

• Ví dụ 5: Đơn đề nghị chính thức của bạn về đề xuất sử dụng các tools AI trong công việc đã được chọn.

Appreciative feedback (Feedback cảm kích biết ơn) giúp bạn biết mình được đánh giá cao và công nhận. Dưới đây là các ví dụ:

• Ví dụ 1: Đội trưởng của đội bóng nhìn về hướng bạn để bày tỏ sự vui mừng và phấn khích về đường chuyền tuyệt vời đó.
• Ví dụ 2: Ba mẹ của bạn nói: “Ba mẹ rất vui và hạnh phúc vì tất cả những gì con đã làm cho ba mẹ”.
• Ví dụ 3: Giáo viên trong lớp khen bạn vì luôn đặt ra những câu hỏi hay mang tính xây dựng buổi học.
• Ví dụ 4: Sau khi trở về từ đợt nhiệm vụ quân sự nguy hiểm, một trung sĩ đã ôm bạn bày tỏ sự hạnh phúc.
• Ví dụ 5: Một khách hàng tại nhà hàng nơi bạn làm việc đã để lại cho bạn một khoản tiền bo hậu hĩnh.

Bạn sẽ nhận thấy Appreciative feedback có thể được nói bằng lời hoặc có thể không nói ra hoặc được truyền đạt bằng ngôn ngữ cơ thể. Không giống như Evaluative feedback và Coaching feedback có thể đề cập đến các khía cạnh tiêu cực thì Appreciative feedback là một cách tiếp cận dễ chịu, tích cực và mang tích thúc đẩy chúng ta hơn. Tuy nhiên hãy nhớ rằng mọi người đều muốn những loại Appreciative feedback khác nhau.

Bởi vì sẽ có những người vui hơn khi bạn khen họ trước mặt đồng nghiệp. Hoặc đối với những người khác chỉ cần bạn âm thầm đánh giá cao họ trong kỳ đánh giá và cho họ một lời feedback tốt ẩn danh là được rồi. Tuy nhiên cũng có thể có người cho rằng Appreciative feedback là không quan trọng và hời hợt, bạn có đồng tình với quan điểm này?

Coaching feedback (Feedback hướng dẫn tư vấn) là loại feedback giúp chỉ ra cách bạn có thể cải thiện. Sau đây là 5 ví dụ:

• Ví dụ 1: Một đồng nghiệp nói với bạn rằng họ thích cách mà bạn làm truyền thông marketing, nhưng hãy đảm bảo việc đó luôn đi đúng hướng ban đầu mà trưởng nhóm đã đặt ra. Sau một cuộc trò chuyện, họ khuyên bạn nên tham gia khóa học mà họ vừa hoàn thành có tên là “Google Digital Marketing”.

Nhận xét: có một feedback tích cực trong ví dụ 1 và đó cũng là Coaching feedback vì nó nêu bật một khoảng cách và một cách tiềm năng để cải thiện khoảng cách đó trong tương lai. Hãy nhớ rằng Coaching feedback có thể đến từ bất kỳ đâu – không nhất thiết phải từ một đồng nghiệp cao cấp hơn.

• Ví dụ 2: Một đồng nghiệp thấy bạn đang gặp khó khăn khi chuyển đến vị trí mới, anh ấy đưa cho bạn một tập tài liệu và nói với bạn rằng ngày xưa ở vị trí của bạn chúng đã có hiệu quả với tôi.
• Ví dụ 3: Huấn luyện viên bóng đá đưa ra lời khuyên về cách cải thiện động tác sút xa của bạn.
• Ví dụ 4: Thông qua việc lắng nghe tích cực và đặt câu hỏi, một thành viên trong nhóm sẽ hướng dẫn thành viên khác tìm ra giải pháp riêng cho một thử thách.
• Ví dụ 5: Một đồng đội nói: “Khi diễn thuyết tôi không phải là một người giỏi trong việc truyền đạt, nhưng tôi nhận thấy mỗi lần bạn nhìn xuống ghi chú của mình, bạn lại mất đi một phần năng lượng tuyệt vời giúp bạn thu hút mọi người. Bạn có sẵn sàng hợp tác để cả hai chúng ta có thể cải thiện không?”