LẮNG NGHE & PHẢN HỒI TÍCH CỰC TRONG LÀM VIỆC NHÓM

Lắng nghe không chỉ đơn giản là tiếp nhận thông tin mà còn là quá trình thấu hiểu, đồng cảm, giúp xây dựng sự tin tưởng trong nhóm. Cùng với đó, phản hồi tích cực đóng vai trò định hướng, giúp các cá nhân phát huy thế mạnh, điều chỉnh sai sót một cách tinh tế mà không làm giảm động lực. Trước tiên, chúng ta hãy cùng khái quát về sự tích cực trong môi trường làm việc nhóm nhé. 

1. Sức mạnh của sự tích cực trong làm việc nhóm

Một trong những sức mạnh lớn nhất của sự tích cực khi làm việc nhóm là khả năng gắn kết các thành viên. Sự tích cực giúp tạo ra một môi trường mà ở đó mọi người cảm thấy được khuyến khích đóng góp ý tưởng, không sợ bị chỉ trích hay đánh giá. 

Ngoài ra, sự tích cực còn giúp giảm thiểu căng thẳng và xung đột trong quá trình làm việc. Khi gặp phải khó khăn, những người có tinh thần lạc quan thường sẽ nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ và tập trung vào giải pháp thay vì đổ lỗi cho nhau. Hơn thế nữa, sự tích cực tạo ra sự đồng cảm, giúp mọi người dễ dàng thông cảm và hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.

Cuối cùng, tinh thần tích cực còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tập thể. Một nhóm làm việc với tinh thần vui vẻ, động lực không chỉ hoàn thành tốt nhiệm vụ mà còn tạo ra cơ hội để từng cá nhân học hỏi và phát triển bản thân. Những lời khen ngợi, khuyến khích đúng lúc sẽ giúp các thành viên tự tin hơn, tăng động lực và cảm thấy hài lòng với công việc.

2. Kỹ năng lắng nghe trong làm việc nhóm

2.1. Kỹ năng lắng nghe là gì và tại sao nó quan trọng trong làm việc nhóm?

Kỹ năng lắng nghe là khả năng của con người để tập trung, hiểu rõ và tiếp thu thông tin một cách tốt nhất có thể từ người khác. Theo Merriam-Webster – công ty xuất bản sách tham khảo và từ điển nổi tiếng của Mỹ – kỹ năng lắng nghe được định nghĩa là “khả năng tập trung, hiểu và đáp ứng chính xác với thông tin nhận được”, bao gồm các hoạt động như nhận diện, tập trung, hiểu rõ và phản hồi.

2.1.1. Sự khác biệt giữa nghe và lắng nghe

Nghe và lắng nghe là hai khái niệm khác nhau, mặc dù đều liên quan đến việc tiếp nhận thông tin. Khi nghe, bạn chỉ đơn giản là nhận diện âm thanh của người khác và nói chuyện với họ. Tuy nhiên, khi lắng nghe, bạn phải tập trung và cố gắng hiểu rõ ý nghĩa và mục đích của những gì người đó muốn truyền tải.

2.1.2. Lợi ích của kỹ năng lắng nghe trong làm việc nhóm

Kỹ năng lắng nghe không chỉ quan trọng trong các mối quan hệ cá nhân, mà còn rất cần thiết trong các cuộc họp và thảo luận nhóm. Bằng cách lắng nghe tốt, bạn có thể:

• Hiểu rõ hơn về ý kiến của các thành viên khác trong nhóm
• Tăng cơ hội đưa ra quyết định tốt hơn vì đã có thông tin đầy đủ và chính xác
• Giúp các thành viên cảm thấy được tôn trọng và quan tâm
• Tạo nên một môi trường làm việc tích cực và thoải mái hơn

2.2. Các nguyên tắc cơ bản để lắng nghe hiệu quả khi làm việc nhóm

– Giữ sự tập trung khi lắng nghe: Tập trung vào người nói để hiểu đúng ý họ. 

– Rèn luyện tính kiên nhẫn: Mỗi người có tốc độ diễn đạt khác nhau; hãy kiên nhẫn lắng nghe cho đến khi họ trình bày xong.

– Lắng nghe chủ động: Đặt câu hỏi làm rõ để tránh hiểu nhầm và nắm bắt ý kiến người khác một cách đầy đủ. 

– Thể hiện sự quan tâm: Sử dụng ánh mắt và phản hồi tích cực để kết nối với người nói. 

– Tránh áp đặt quan điểm: Tôn trọng ý kiến của người khác và đưa ra nhận xét khi đã hiểu rõ vấn đề.

– Ghi chú lại thông tin quan trọng: Sử dụng công cụ ghi chú để lưu lại ý chính và phản hồi chính xác hơn.

2.3. Ví dụ minh họa kỹ năng lắng nghe trong làm việc nhóm

Trong một nhóm làm việc, mỗi thành viên đều có những quan điểm và kinh nghiệm riêng. Việc lắng nghe và khuyến khích ý kiến của tất cả các thành viên sẽ giúp tạo nên một môi trường làm việc tích cực và thoải mái hơn.

Như ở MEVN, mỗi kỳ Kickoff thường có sự thay đổi thành viên giữa các team. Trường hợp trong team A, có những thành viên đã xây dựng dự án từ ban đầu và các thành viên mới vừa chuyển từ nhóm khác sang.

Trong cuộc họp định kỳ của nhóm, một thành viên mới đề xuất ý tưởng về việc sử dụng một công nghệ mới để giải quyết vấn đề mà nhóm đang gặp phải. Thay vì bỏ qua ý kiến này, các thành viên cũ có thể lắng nghe để hiểu rõ hơn về công nghệ mới đó. Tiếp theo, có thể đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi nhằm khuyến khích thành viên mới tiếp tục đóng góp ý kiến, tạo nên sự đa dạng trong quan điểm của nhóm.

3. Kỹ năng phản hồi tích cực trong làm việc nhóm

3.1. Khái niệm                          

Phản hồi là bất kỳ một hành vi, ý kiến hay nhận xét được gửi chuyển ngược lại đối phương. Phản hồi là phản ánh lại những điều thấy được, nghe được chứ không phải là suy đoán.

Kỹ năng phản hồi là một phần rất quan trọng trong giao tiếp hàng ngày nói chung và trong môi trường làm việc nói riêng. Khi một người nhận được những phản hồi mang tính xây dựng nó sẽ giúp cho họ sẵn sàng thay đổi để hoàn thiện mình hơn và tối đa hóa khả năng của mình.

Có 2 kiểu phản hồi:

– Phản hồi xây dựng là đưa ra những thông tin cụ thể, trọng tâm vào vấn đề và dựa trên sự quan sát, nêu lên những điểm tích cực và những điểm cần cải thiện.

– Phản hồi theo kiểu “khen và chê” là những đánh giá mang tính cá nhân, chung chung, không rõ ràng, chú trọng vào con người và dựa trên quan điểm, cảm nhận của người đưa ý kiến phản hồi.

3.2. Các nguyên tắc cần nhớ khi đưa ý kiến phản hồi xây dựng

– Chỉ nên đưa ý kiến phản hồi khi có sự chấp thuận của người nhận

– Đưa ý kiến phản hồi càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, nếu ngay khi sự việc xảy ra, tâm trạng của người đưa hoặc người nhận phản hồi không tốt, hãy dành thời gian để cả hai phía bình tĩnh trở lại khi đó hãy tiến hành phản hồi.

– Chọn địa điểm thích hợp, đặc biệt là khi đưa ý kiến phản hồi những vấn đề cá nhân cần cải thiện nên chọn chỗ riêng tư.

– Người đưa phản hồi cần dựa trên những hành vi cụ thể, những hiện tượng vừa quan sát và ghi chép được để phản hồi, không tự đánh giá, áp đặt hoặc suy diễn.

– Hãy bắt đầu phản hồi bằng cách nêu bật những điểm tích cực trước, sau đó mới đưa ra những điểm cần cải thiện, không nên xâu chuỗi những lỗi, khuyết điểm trong quá khứ.

– Không nên đưa ra quá nhiều điểm cần cải thiện trong một lần phản hồi.

– Khuyến khích người nhận phản hồi tự đưa ra giải pháp, sử dụng những câu hỏi mở như: “Anh chị thấy việc này thế nào? Nếu lần sau làm lại việc này, anh/chị sẽ làm khác đi như thế nào?”…

Cần đặc biệt lưu ý: Người nhận phản hồi có sẵn sàng cải thiện hay không lại phụ thuộc nhiều vào cách thức bạn đưa ý kiến hơn là nội dung bạn phản hồi. Do vậy trong quá trình đưa phản hồi bạn nên:

– Đi thẳng vào vấn đề, tránh vòng vo

– Chân thành, nói lên mối quan tâm, tôn trọng của bạn đối với người nhận phản hồi.

– Chú ý đến giọng nói của bạn, âm sắc trong giọng nói cũng truyền tải tầm quan trọng của vấn đề. Giọng nói cáu kỉnh, thất vọng sẽ dễ chuyển phản hồi tích cực, có tính chất xây dựng thành phê phán.

Trong quá trình làm việc, bạn sẽ thường xuyên gặp các tình huống cấp trên đưa phản hồi cho nhân viên, đồng nghiệp phản hồi cho nhau, thậm chí nhân viên cũng có thể đưa phản hồi cho cấp trên. Dù phản hồi được thực hiện ở hình thức nào, nhưng nếu những nguyên tắc cơ bản trên được sử dụng thường xuyên và bạn nghiêm túc cân nhắc những phản hồi tích cực để cải thiện mình, thì đó sẽ là con đường ngắn nhất để hoàn thiện các kỹ năng của bản thân.

Đề xuất: bạn có thể tham khảo thêm về phản hồi ở bài viết “Nhận Thức Đúng Về Feedback” và “Context trong communication” trên Blog của MEVN

3.3. Ví dụ minh họa kỹ năng phản hồi tích cực trong làm việc nhóm

Trong dự án phát triển phần mềm, khi một tính năng mới được đưa vào sử dụng và ngay lập tức gặp lỗi nghiêm trọng, thay vì đổ lỗi hoặc mất tinh thần, một nhóm làm việc với thái độ tích cực sẽ tập trung vào việc tìm giải pháp. Các thành viên không chỉ hỗ trợ lẫn nhau, mà còn chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức để cùng giải quyết vấn đề.

Một developer có thể lắng nghe phản hồi từ tester với tinh thần xây dựng, nhận ra điểm cần cải thiện. Ngược lại, tester cũng biết cách góp ý một cách tế nhị, giúp developer sửa lỗi mà không làm mất đi động lực làm việc.

4. Phối hợp giữa kỹ năng lắng nghe và kỹ năng phản hồi tích cực trong làm việc nhóm

“Không ai có thể một mình tạo nên thành công. Cùng nhau, chúng ta sẽ tiến bộ hơn. Cùng nhau, chúng ta sẽ tạo nên những điều vĩ đại” – Trích “Xây dựng kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả” – Jon Gordon

Lắng nghe và phản hồi tích cực là hai kỹ năng quan trọng không thể thiếu trong làm việc nhóm. Khi các thành viên biết cách phối hợp hai kỹ năng này, họ sẽ tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả, thúc đẩy sự sáng tạo và tăng cường khả năng giải quyết vấn đề. Dưới đây là ba yếu tố chính trong việc phối hợp giữa lắng nghe và phản hồi tích cực: 

4.1. Lắng nghe kỹ trước khi đưa ra phản hồi

Lắng nghe kỹ là bước đầu tiên và quan trọng nhất trước khi đưa ra phản hồi. Khi lắng nghe cẩn thận, người nghe sẽ nắm bắt được toàn bộ thông tin và hiểu rõ bối cảnh, tránh những phản hồi vội vàng hoặc những hiểu lầm không đáng có.

4.2. Phản hồi dựa trên thông tin đã lắng nghe

Sau khi lắng nghe, phản hồi cần được đưa ra một cách xây dựng và dựa trên thông tin đã nghe. Thay vì chỉ tập trung vào những khuyết điểm hoặc vấn đề, phản hồi tích cực sẽ giúp đề xuất giải pháp hoặc ý tưởng cải thiện.

4.3. Tạo không gian để trao đổi, khuyến khích đối thoại hai chiều

Đối thoại hai chiều là nền tảng của giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm. Khi một người lắng nghe và phản hồi tích cực, quá trình giao tiếp không chỉ dừng lại ở việc đưa ra phản hồi, mà còn mở ra cơ hội cho người khác tham gia đối thoại, đóng góp thêm ý kiến và cùng thảo luận.

4.4. Ví dụ minh họa trong môi trường làm việc nhóm

Giả sử tình huống tại MEVN, team B đang thảo luận về việc cải tiến giao diện người dùng cho một ứng dụng. Một thành viên đề xuất một giao diện mới với nhiều cải tiến về trực quan và trải nghiệm người dùng. Thay vì ngay lập tức đánh giá rằng ý tưởng đó không thực tế hoặc quá phức tạp, các thành viên khác lắng nghe cẩn thận để hiểu rõ từng chi tiết trong đề xuất.

Sau khi lắng nghe đầy đủ, PM phát biểu: “Thiết kế của bạn rất sáng tạo và có thể cải thiện trải nghiệm người dùng. Tuy nhiên, chúng ta cần xem xét làm thế nào để tích hợp thiết kế này vào khung thời gian hiện tại mà không ảnh hưởng đến các tính năng đã có trước đó“.

Sau đó, các thành viên khác cùng tham gia vào cuộc thảo luận, đưa ra ý kiến phản hồi về cách tối ưu hóa thiết kế để phù hợp với mục tiêu dự án. Nhờ vào việc lắng nghe kỹ lưỡng và phản hồi tích cực, cả nhóm không chỉ đạt được một giải pháp tốt hơn mà còn tăng cường sự hợp tác và gắn kết.

5. Kết luận

Bằng cách lắng nghe một cách chân thành và phản hồi một cách tích cực, nhóm sẽ có khả năng giải quyết vấn đề tốt hơn, duy trì được tinh thần đoàn kết và mỗi cá nhân đều có thể đóng góp vào sự thành công chung của nhóm. Hãy thử bắt đầu bằng việc áp dụng một trong những phương pháp lắng nghe và phản hồi tích cực trong cuộc họp nhóm tiếp theo. Bạn sẽ thấy sự khác biệt mà kỹ năng này mang lại!

Nguồn tham khảo: 

• https://quantrinhahang.edu.vn/teamwork-la-gi 
• http://mailinhqt.edu.vn/news.aspx?id=1348
• https://novaboss.vn/news/thu-vien-kien-thuc/ky-nang-lang-nghe-trong-lam-viec-nhom-84.html 
• Sách “Xây dựng kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả” – Jon Gordon