Sơ lược về JUST IN TIME (JIT) và công cụ quản lý KANBAN

Giới thiệu về just in time (JIT)

JUST IN TIME hiểu đơn giản là sản xuất các sản phẩm với đúng số lượng, tại đúng nơi và đúng thời điểm sản xuất. Trong quá trình sản xuất thì trong mỗi công đoạn của sản xuất chỉ tạo ra sản phẩm đúng bằng công đoạn tiếp theo cần, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra đủ và đúng những thứ mà khách hàng muốn, không bị dư thừa lãng phí và giảm được rất nhiều chi phí về kho bãi và chi phí bảo dưỡng. Nhân viên của quy trình tiếp theo chính là khách hàng đầu tiên, họ sẽ kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm, nếu thấy có vấn đề không ổn với sản phẩm sẽ thông báo để  kiểm tra giai đoạn nào của quy trình trước đó vận hành không đúng, từ đó luôn đảm bảo sản phẩm sản xuất ra có chất lượng tốt nhất. Một điều quan trọng nữa trong JIT là phải biết cách loại ra những việc không cần làm.

Lịch sử ra đời của just in time (JIT)

Hãng Ford của Mỹ là nơi đầu tiên áp dụng mô hình sơ khai JIT, đó là sản xuất dây chuyền khi các công đoạn chỉ sản xuất sản phẩm vừa đủ cho các công đoạn sau đó từ đó không tạo ra sự lãng phí không cần thiết, sản phẩm được sản xuất ở các công đoạn được thực hiện liên tục và ít có sự trì trệ.  Nhờ vậy mà ô tô có giá thành rẻ hơn và mọi người đều có thể sở hữu nó.

Nhưng để nâng tầm JIT phải kể đến Nhật Bản. Sau thế chiến II, Nhật Bản rời vào tình trạng thiếu nguồn tài trợ để có thể sản xuất theo phương thức hàng tồn kho như các nước khác. Lúc này Nhật Bản có tỷ lệ thất nghiệp cao và thiếu thốn tài nguyên thiên nhiên. Họ phải cần một quy trình khác để vượt qua giai đoạn đó. Họ đã xây dựng những nhà máy nhỏ hơn và nhanh chóng sản xuất ra một lượng nhỏ sản phẩm (1 loại sản phẩm) từ nguồn nguyên liệu thô ít ỏi. Việc chỉ xử lý những lô hàng nhỏ giúp các nhà sản xuất giảm rủi ro về tài chính và vì sản xuất với một lượng nhỏ như vậy nên chi phí về kho bãi gần như bằng không.

Toyota đã vận dụng những điều trên trong quy trình sản xuất của mình và hoàn thiện mô hình JIT. Họ chỉ sản xuất những sản phẩm mà khách hàng muốn với số lượng đúng với lượng khách hàng cần nên chi phí về kho bãi, bảo trì sản phẩm, rủi ro về sản phẩm lỗi thời  ở mức tối thiểu nhất, nhờ vậy Toyota đã có thể cạnh tranh ngang hàng với các hãng ô tô khác và phát triển như ngày hôm nay.

Vận hành mô hình JIT thành công Toyota đã sử dụng công cụ quản lý Kanban, để theo dõi tiến độ công việc và cải tiến nó liên tục, giúp cho sản phẩm sản xuất ra luôn có chất lượng tốt nhất. Mình sẽ nói rõ hơn về Kanban ở phần bên dưới.

Công cụ quản lý Kanban và những lợi ích

Kanban là một phương pháp Agile dựa trên phương thức Sản xuất Toyota với 4 nguyên lý (xem tại nguồn) 

• Trực quan hóa công việc: Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.
• Giới hạn công việc đang làm: Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.
• Tập trung vào luồng làm việc: Việc áp dụng nguyên lý giới hạn WIP và phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn tru.
• Cải tiến liên tục: Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm, v.v. để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.

Thông tin về những việc được giao được thể hiện rõ trong từng thẻ Kanban giúp xác định chính xác việc cần làm, cũng như biết rõ thẻ đó có liên quan đến các thẻ khác hay không  và điều kiện cần trong quá trình hoàn thành công việc. Chỉ cần hoàn thành phần việc và thỏa mãn điều kiện của thẻ đó. Giúp giới hạn được công việc đang làm tránh bị lãng phí. Khi công việc có vấn đề ở đâu thì sẽ tập trung giải quyết ở đó, nhờ vậy luôn được cải thiện tốt hơn, công việc trôi chảy hơn và sản phẩm cho ra luôn ở chất lượng tốt nhất. Dựa vào chất lượng và thời gian làm sản phẩm để tìm ra các hướng thay đổi, thử nghiệm nó và áp dụng vào nhằm tăng thêm hiệu quả công việc.

Tóm lại

JUST IN TIME là hệ thống sản xuất tinh gọn có nghĩa là “chỉ làm những gì cần thiết, khi cần thiết, với số lượng cần thiết”. Kết hợp với công cụ quản lý Kanban, giúp theo dõi tiến trình công việc, đánh giá chất lượng và thời gian bỏ ra, từ đó tìm ra các phương pháp để cải tiến giúp tăng tối đa hiệu quả.

Vì vậy mặc dù hướng theo phương thức Agile công ty chúng mình cũng sử dụng linh hoạt JUST IN TIME để quá trình phát triển hiệu quả và có giá trị hơn.